System zarządzania dokumentami jest potrzebny w każdej firmie. Jeśli nie ma takiego systemu, każdy pracownik z osobna będzie pracował według swojego, tylko jemu znanemu schematowi, co zapewne doprowadzi do bałaganu, W sytuacji takiej będą sytuacje, kiedy pewnych dokumentów, po prostu nie będzie można znaleźć, a wynikające z tego stanu konsekwencje mogą być dotkliwe (zależy to w głównej mierze, od ważności dokumentów). Złóżmy dajmy na to, że mamy w zakładzie kontrolę BHP. Kontrolerzy chcieli by, aby przedstawiono im dokumenty z pomiarów hałasu oraz stężenia substancji szkodliwych. Jeśli nie dostarczymy im tego w miarę szybko, potraktują to tak jak by takich pomiarów nie wykonywano w ogóle.
System zarządzania dokumentami, ma nas uchronić przed takimi właśnie sytuacjami. Sprawny system zarządzania dokumentami, pozwoli nam na szybka lokalizację każdego dokumentu. System może lokalizować nam dokumenty papierowe, lub możemy przeprowadzić pełną digitalizację dokumentacji, czyli przeniesienie jej w wersje elektroniczną.
