W roku 2013 wejdą w życie istotne zmiany w przepisach mające ułatwić fakturowanie i zarządzanie dokumentami handlowymi. Celem zmian jest m.in. spopularyzowanie faktury elektronicznej. Krążą historie o księgowych, które z obawy przed komplikacjami podczas kontroli skarbowych, drukują e-fakturę, zginają kartkę, by wyglądała jak przesłana zwykłą pocztą i wpinają do segregatora. Ma się to niebawem zmienić.
Czym jest e-faktura?
Fakturą elektroniczną jest faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. To oznacza, że możesz fakturę np. wydrukować, zeskanować oryginał i przesłać pocztą elektroniczną. Jeśli przekażesz ją tylko w formie elektronicznej, wszystko będzie w porządku.
Co zmienia nowe rozporządzenie Ministra Finansów?
Do tej pory odbiorca musiał wyrazić zgodę na przesłanie faktury tylko drogą elektroniczną. Od 2013 można domniemywać zgodę odbiorcy na przesłanie faktury w postaci elektronicznej. W praktyce? Możesz wysłać fakturę np. e-mailem bez posiadania zgody nabywcy. Jeśli opłaci ją, nie będzie można postawić Ci zarzutu jakichkolwiek braków formalnych.
Możesz się zatem spodziewać, że klienci będą zgłaszać brak zgody na otrzymywanie e-faktury. Odwrotnie zatem niż do tej pory, bardziej istotne jest przechowywanie informacji który kontrahent NIE wyraził zgody.
Doprecyzowana została też kwestia przechowywania e-faktur. W skrócie: należy je przechowywać w formie elektronicznej, nie koniecznie na terytorium kraju. Sam wydruk e-faktury bez posiadania pliku w formie elektronicznej, nie jest wiarygodnym dokumentem.
